Monatliches Reporting automatisieren
AusgangslageEin Unternehmen erstellt regelmäßig Berichte aus mehreren Excel-Dateien und Exporten. Vor der Automatisierung mussten Daten manuell kopiert, Tabellenblätter angepasst, Formeln geprüft und Ergebnisse in ein einheitliches Format gebracht werden. Der Ablauf funktionierte, war aber zeitaufwendig und anfällig für Fehler.
LösungeXos-IT entwickelte eine automatisierte Lösung, die die benötigten Daten einliest, aufbereitet, prüft und den fertigen Bericht erzeugt. Manuelle Zwischenschritte wurden reduziert und wiederkehrende Fehlerquellen beseitigt.
ErgebnisDas Ergebnis: Der Reportingprozess wurde schneller, nachvollziehbarer und zuverlässiger. Die zuständigen Mitarbeiter konnten sich stärker auf Prüfung und Bewertung konzentrieren, statt auf wiederkehrende Formatierungs- und Kopierarbeiten.
Gewachsene Excel-Datei stabilisieren
AusgangslageIn einem Fachbereich wurde über Jahre eine zentrale Excel-Datei genutzt, die immer wieder erweitert worden war. Mit der Zeit wurde sie unübersichtlich, langsam und schwer wartbar. Einzelne Makros funktionierten nicht mehr zuverlässig, und Änderungen waren riskant, weil niemand genau wusste, welche Bereiche voneinander abhingen.
LösungeXos-IT analysierte die bestehende Datei, identifizierte kritische Bereiche und überarbeitete die Struktur. Fehleranfällige Makros wurden angepasst, unnötige Komplexität reduziert und wichtige Abläufe verständlicher gemacht.
ErgebnisDas Ergebnis: Die Datei blieb fachlich vertraut, wurde aber technisch stabiler und besser wartbar. Der Fachbereich konnte weiter mit einer bekannten Lösung arbeiten, ohne einen kompletten Systemwechsel durchführen zu müssen.
Datenimport und Datenprüfung vereinfachen
AusgangslageEin wiederkehrender Prozess erforderte den Import externer Daten. Die gelieferten Dateien hatten ähnliche, aber nicht immer identische Strukturen. Vorher mussten Mitarbeiter die Daten manuell prüfen, Spalten anpassen, Werte kontrollieren und Fehler korrigieren.
LösungeXos-IT entwickelte eine Lösung, die den Import unterstützt, typische Abweichungen erkennt und Plausibilitätsprüfungen durchführt. Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze wurden sichtbar gemacht, bevor sie in den weiteren Prozess übernommen wurden.
ErgebnisDas Ergebnis: Der Import wurde deutlich sicherer und schneller. Statt jede Datei vollständig manuell zu kontrollieren, konnten sich die Mitarbeiter auf die markierten Auffälligkeiten konzentrieren.
Outlook- oder Word-Prozess automatisieren
AusgangslageIn einem Unternehmen wurden regelmäßig E-Mails oder Dokumente nach ähnlichem Muster erstellt. Inhalte stammten aus Excel-Dateien, Vorlagen oder internen Listen. Der manuelle Aufwand bestand vor allem darin, Daten zu übertragen, Texte anzupassen und Dokumente oder E-Mails korrekt vorzubereiten.
LösungeXos-IT automatisierte Teile dieses Prozesses. Daten wurden strukturiert übernommen, Vorlagen automatisch befüllt und wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfacht. Je nach Anforderung konnten Dokumente vorbereitet, E-Mails erzeugt oder Ausgabeformate standardisiert werden.
ErgebnisDas Ergebnis: Der Ablauf wurde weniger fehleranfällig und deutlich einheitlicher. Gleichzeitig blieb die fachliche Kontrolle erhalten, weil die erzeugten Inhalte weiterhin geprüft und bei Bedarf angepasst werden konnten.
Excel-Lösung durch internes Tool ergänzen
AusgangslageEine bestehende Excel-Lösung war fachlich sinnvoll, aber an bestimmten Stellen an ihre Grenzen gekommen. Mehrere Personen arbeiteten mit ähnlichen Daten, es gab wiederkehrende Prüfungen und bestimmte Schritte ließen sich in Excel nur umständlich abbilden.
LösungeXos-IT entwickelte eine ergänzende individuelle Lösung für den Teil des Prozesses, der außerhalb von Excel besser aufgehoben war. Die bestehende Excel-Welt wurde nicht vollständig ersetzt, sondern gezielt entlastet.
ErgebnisDas Ergebnis: Der Prozess blieb für die Nutzer vertraut, wurde aber an den kritischen Stellen stabiler und strukturierter. Excel blieb dort im Einsatz, wo es sinnvoll war, während wiederkehrende Sonderlogik in eine passendere technische Lösung ausgelagert wurde.
KI zur Text- oder Datenvorbereitung einsetzen
AusgangslageEin Unternehmen wollte prüfen, ob KI bei wiederkehrenden Office-Aufgaben sinnvoll unterstützen kann. Im Mittelpunkt standen Texte, strukturierte Informationen und vorbereitende Arbeitsschritte, die bisher manuell erledigt wurden.
LösungeXos-IT analysierte den konkreten Anwendungsfall und grenzte ab, welche Aufgaben für KI geeignet waren und welche besser klassisch automatisiert werden sollten. Anschließend wurde eine schlanke Lösung entwickelt, bei der KI Vorschläge erzeugt, Inhalte strukturiert oder Informationen vorbereitet.
ErgebnisDas Ergebnis: KI wurde nicht als Selbstzweck eingesetzt, sondern als unterstützender Baustein in einem klar abgegrenzten Prozess. Die fachliche Kontrolle blieb erhalten, während wiederkehrende Vorarbeiten vereinfacht wurden.